Pengawasan Internal Kearsipan OPD

Pengawasan Internal Kearsipan OPD

Kota Serang – Dinas Komunikasi, Informatika Statistik dan Persandian menerima kunjungan tim pengawasan internal kearsipan OPD dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  (DPK) Provinsi Banten. Adapun tujuan kunjungan tersebut yakni dalam rangka mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai prinsip, kaidah, standar kearsipan dan perundang-undangan yang berlaku sehingga dilakukan pengawasan kearsipan secara komprehensif. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten melakukan pengawasan kearsipan internal ke seluruh OPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Banten, termasuk Dinas Komunikasi, Informatika Statistik dan Persandian Provinsi, di Gedung Dinas Kominfo, Kawasan Pusat Pemerintah Provinsi Banten (KP3B), Curug – Kota Serang, Jumat (10/04/2019).


Adapun beberapa hal yang disampaikan oleh tim pengawasan internal kearsipan antara lain yaitu Diskominfo harus memiliki pusat ruang arsip (record center room) untuk menyimpan berkas arsip inaktif tahun 2017 dan 2018. Dalam penyimpanan berkas naskah dinas di filling cabinet tidak boleh menggunakan odner/bindeks, tetpi harus memakai map gantung. Setiap bidan harus memiliki satu orang pengelola arsip khusus untuk berkas arsip bidang misalnya tiga seksi dijadikan satu arsip bidang disimpan di ruangan bidang tersebut. Di tiap bidang ada buku agenda masuk untuk pencatatan disposisi surat masuk. Pengelola arsip Diskominfo harus memiliki minimal satu orang Non PNS dan dibuat SK Kepala Dinas sebagai pembantu pengelola arsip, adapun extra foodingnya dari DPA extra fooding kearsipan dan dapat dianggarkan oleh PPTK layanan perpustakaan dan kearsipan. Kerapihan penataan arsip baik berkas kepegawaian maupun berkas yang lainnya. Pengadaan sarana prasarana kearsipan seperti map gantung, map folder, skat arsip dapat dianggarkan di kegiatan pengelola perpustakaan dan kearsipan. Khusus untuk penataan atau penyimpanan berkas surat-surat tidak boleh di lubangi, agar petikan surat tetap utuh maka diperlukan map gantung.

Selain itu, adapun yang disampaikan oleh tim pengawas internal kearsipan yaitu terdapat beberapa hal yang menjadi penilaian yaitu anggaran, SDM dan sarana prasarana.